GTD moimi oczami

Tak jak napisałem w poprzednim poście – zainteresowałem się Getting Things Done i próbuję wcielić to w życie. Nie będę streszczał tutaj książki (polecam wydanie oryginalne vs PL), skupię się raczej na wnioskach jakie zostały mi w głowie. O ile cały opis idei GTD to ponad 300 drukowanych stron – ja postaram się zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Przyznaję, że większość z nich może się wydać  banalna, ale… ku swemu zdziwieniu odkryłem, że niektóre rzeczy trzeba sobie najpierw brutalnie UŚWIADOMIĆ, żeby zacząć je stosować. Po kolei…

Myśl i planuj

To chyba zdziwiło mnie najbardziej – dlaczego świadomie planuję tylko najważniejsze rzeczy w swoim życiu, a reszta jakoś dzieje się… sama? Z doświadczenia zawodowego powinienem przecież wiedzieć, że WSZYSTKO trzeba najpierw zaplanować, a dopiero potem robić. Rzucenie się w wir kodowania nigdy nie kończy się dobrze. Dlaczego zatem z rzuceniem się w wir codziennych czynności miałoby być inaczej?

Każda pierdoła i tak zajmuje cykle mojego wewnętrznego procesora, dlaczego więc nie mam sam zdecydować o tym KIEDY to się dzieje? Nie tylko organizacja ślubu i wesela składa się z pewnego zbioru następujących po sobie czynności. To samo tyczy się kupienia nowego telefonu (dowiedz się kiedy kończy się aktualna umowa u operatora -> określ swoje wymagania względem nowego telefonu -> znajdź telefon idealny -> rozpoznaj telefony dostępne w ofercie operatora -> zdecyduj czy bierzesz któryś z nich czy kupujesz na własną rękę…). To samo tyczy się odnowienia polisy OC (zadzwoń do dotychczasowego agenta z pytaniem o cenę -> rozpoznaj konkurencyjne oferty -> zdecyduj się na jedną z dostępnych ofert -> zamów -> opłać -> ewentualnie wypowiedz dotychczasową umowę…). To samo tyczy się PRAWIE WSZYSTKIEGO.

Pobierz listę TOP 5 aplikacji, które czynią mnie produktywnym!

Takie pojedyncze czynności są zwykle banalne i łatwe do wykonania i podświadomie zdajemy sobie z tego sprawę. Ale gdy myśli się o nich jako o całej grupie zadań do wykonania jednocześnie – sprawy się komplikują. Postanowiłem sobie, że już nic nie będzie dla mnie takie skomplikowane, a wszystko co mam do załatwienia rozbiję na czynniki pierwsze, tak jak rozbijam każdy feature dodawany do systemu podczas pracy. I, wierzcie lub nie, tak jest… po prostu lepiej i łatwiej.

Myślenie bez notowania jest marnowaniem czasu

Planując kodowanie stoję zwykle przy flipcharcie i rysuję poszczególne komponenty oraz relacje między nimi. Bez tego, trzymając diagramy i wykresy w głowie, nic by mi z myślenia nie przyszło, bo nigdzie bym nie uchwycił jego efektów. To samo jest z myśleniem o innych rzeczach. Po co tracić czas na zastanawianie się nad (że powtórzę przykład) wyborem telefonu, skoro następnym razem będę myślał dokładnie tym samym torem, o tych samych rzeczach? Nawet jeśli postanowię “chcę Androida z fizyczną klawiaturą QWERTY“, ale sobie nigdzie nie zapiszę ani tego postanowienia, ani argumentów za nim przemawiających, to w przyszłości  będę pamiętał “ok, chciałem Androida z QWERTY, ale czemu skoro przecież jest Swype?“. Mając notatki – zerknę w nie i będę wiedział dlaczego podjąłem taką a nie inną decyzję, dlaczego Swype to za mało. I spokojnie skupię się na kolejnych aspektach, na które muszę zwrócić uwagę, sukcesywnie uzupełniając notatki.

Dokładnie to samo tyczy się wszelkich innych przemyśleń. Głowa nie jest odpowiednim miejscem na ich przechowywanie, bo dobranie się do nich za każdym razem będzie wymagało pewnego procesu myślowego i pobieżne przypominanie sobie wszystkich poprzednich wniosków.

Zewnętrzne notatki załatwiają sprawę. Póki co przychodzi mi to jeszcze z trudem, ale pozytywne efekty już zauważam. Bo nie tylko muszę każdą “sesję myśli” zakończyć kreatywnym, dającym się zapisać wnioskiem, ale też mam do tych wniosków natychmiastowy dostęp.

Kalendarz to za mało

Ostatnio podałem kilka przykładów, w których kalendarz zawiódł. Po co mam deklarować wykonanie jakiejś czynności na konkretny dzień, skoro powinna ona zostać wykonana KIEDYKOLWIEK? Po co grupować czynności po DACIE, jeśli data wcale nie gra większej roli? Zadania powinno się grupować według ich wymagań względem otoczenia. Jedne wymagają telefonu, inne wymagają komputera, a jeszcze inne samochodu. Jedne wykonam w domu, inne w mieście, a jeszcze inne w sklepie. Mieszanie ich i przypisywanie do konkretnego dnia wydaje mi się teraz absurdalne… a przecież dokładnie to robiłem przez lata.

Kilka dni temu wyczyściłem kalendarz ze wszystkiego, co faktycznie NIE MUSI być wykonane danego dnia. Wygląda o wiele przyjemniej. Będę tam dodawał tylko to, czego wykonanie kiedy indziej jest zwyczajnie niemożliwe. Reszta powędruje w inne miejsca.

Świadome postępowanie zamiast płynięcia z nurtem

Nie lubię bezwiednego “płynięcia z nurtem życia” (jak to filozoficznie zabrzmiało:) ). Wolę w kontrolowany sposób zawsze być świadomym że to, co aktualnie robię, jest tym, co chcę i powinienem robić. Nawet jeśli będzie to leżenie do góry brzuchem i sączenie browara. Marnować czas też lubię świadomie, z wyboru, a nie “bo tak się akurat zdarzyło”.

Po rozplanowaniu i przemyśleniu wszystkich aktywności, w jakie jestem zaangażowany, dużo łatwiej jest mi zdecydować co mam aktualnie robić. Nawet jak “będę robił nic“, to w każdej chwili wiem, czego NIE robię. I o tym nierobieniu decyduję akceptując jego konsekwencje, bez obaw, że może jednak coś mi umknęło. Co równie ważne – w każdej chwili wiem również, do czego dana akcja ma mnie prowadzić i do jakiego celu mnie przybliża.

Głowa bez śmieci

Kalendarz służył mi jako narzędzie przechowujące większość zadań dających się wyrzucić z głowy. Ale narzędzie na tyle specyficzne, że nie jestem w stanie umieścić tam WSZYSTKIEGO co mi się między uszami kołacze. Posiłkowałem się więc dodatkowymi środkami. Listę pomysłów z postami trzymałem w specjalnym XMLu gdzieś na dysku, listę czynności do wykonania przed formatem dysku C:\ – w pliku tekstowym gdzieś indziej. Niektóre mniej ważne notatki – czasami w archiwum GMaila… ale i tak cała masa informacji znajdowała się jedynie w mojej głowie. Płyty, które chcę kupić. Książki, które chcę przeczytać. Podróż, w którą może uda się pojechać na przyszłe wakacje. To, że jutro będę musiał poodkurzać. To, że dziś muszę wyczyścić kocią kuwetę. To, że kiedyś chciałbym mieć Mazdę RX8. To, że warto spróbować pochodzić w wakacje na basen, bo może będzie mniejszy tłok niż w roku szkolnym. Widzicie ogromny rozrzut kalibra tych informacji? Część sensowna, część nie, część potrzebna, część zupełnie zbędna. Ale gnieździły mi się one pod kopułą wszystkie jednocześnie, co i raz wyskakując na powierzchnię.

Teraz już aż tak nie jest. Wyciągnąłem z głowy WSZYSTKO (o tym w następnej notce). I zapisałem w zaufanym, replikowanym, backupowanym, dostępnym zewsząd miejscu. Co prawda nie osiągnąłem jeszcze stanu “czystości umysłu” (jakkolwiek idiotycznie i… sekciarsko by to nie zabrzmiało), ale o wiele łatwiej jest mi pozbyć się z głowy niepotrzebnych w danej chwili przeszkadzaczy. Wystarczy przypomnienie sobie “mam cię, myślo, zapisaną i wrócę do ciebie, gdy będzie taka potrzeba, więc WON MI TERAZ Z GŁOWY!“, aby wrócić do kontekstu przez tą natrętną myśl przerwanego. A spodziewam się, że z czasem będzie jeszcze lepiej.

Marnowanie czasu na odkładanie większości rzeczy jest nieopłacalne

Niejednokrotnie łapałem się na tym, że dobre kilka minut zajęło mi postanowienie, czy mam na danego maila odpisać od razu, czy może poczekać. Czy jakiś telefon wykonać już teraz, czy niekoniecznie. A jeśli niekoniecznie – to na który dzień wpisać go sobie do kalendarza? To samo tyczyło się bardzo wielu różnych rzeczy, nie tylko maili i telefonów.

W ten sposób wiele cennych godzin życia musiało mi przepłynąć przez palce. Złota zasada: “jeżeli czynność zajmie mniej niż dwie minuty, bez zastanowienia wykonaj ją od razu” jest tak genialna, jak prosta. Dzięki temu czas marnowany na myślenie “co z tym zrobić?” jest wykorzystywany na faktycznie ROBIENIE tego, i popychanie naszego małego świata do przodu.

Nie ma co się tutaj rozpisywać – wprowadzenie nawet tej jednej małej reguły, tego banalnego nawyku, może powodować zauważalny wzrost produktywności i efektywności.

Tak sobie teraz powyższe paragrafy czytam, godzinkę po ich napisaniu, i dochodzę do wniosku, że są… infantylne? Naiwne? Głupie? Proste? Nie wiem. Wydaje mi się w każdym razie, że gdybym gdzieś takie treści przeczytał z… rok temu, to pewnie bym pomyślał “doh! oczywista oczywistość, koleś, napisz lepiej coś ciekawego!“. Albo sparafrazował nazwę Getting Things Done na Go Fuck Yourself, jak to elokwentnie uczynił ziom JJ :) .

Mimo wszystko decyduję się jednak na publikację tego posta. Bo może gdybym gdzieś takie treści przeczytał z… rok temu, to zadałbym sobie pytanie “skoro to są rzeczy tak oczywiste to dlaczego ich nie stosuję? zobaczmy co z tego wyjdzie!“. Cały proces adaptacji i wdrażania GTD miałbym już za sobą dawno temu. I teraz byłoby lepiej niż jest. Chociaż… “bunkrów nie ma, ale i tak jest zajebiście” :).

P.S. Nie twierdziłem, nie twierdzę i prawdopodobnie nie będę twierdził, że GTD jest “najlepsiejsze”. Z ciekawości zainteresowałem się kiedyś “7 nawykami skutecznego działania” Coveya, jednak wtedy byłem na etapie “nie będzie mi jakiś zagrabaniczny ziomek mówił jak mam żyć“. Być może w przyszłości do jego obserwacji wrócę. Gutek z kolei, widząc moje zainteresowanie GTD, podesłał linka do ZTD (Zen To Done), ale nie miałem jeszcze okazji się temu przyjrzeć.

Jeśli w podobnie negatywny, jak kiedyś ja, sposób podchodzicie do kwestii takich “cudnych xionrzek”, radzę z ciekawości poważniej zerknąć w tym kierunku. Mnie zachęcił do tego warsztat Marcina Kwiecińskiego z firmy ISC Productivity Consulting. Może kogoś zachęcę ja?:)