Moja implementacja GTD

Po kilku postach opisujących moje wrażenia z pierwszego kontaktu z GTD nadszedł czas na Wielki Finał:) – przedstawienie mojej docelowej (jak na razie) implementacji tej metodyki od strony narzędziowej. Dojście do aktualnego etapu zajęło mi… oj, masę czasu. Można powiedzieć, że kilka dni spędziłem na szukaniu odpowiedniego rozwiązania i przerzucaniu swoich myśli pomiędzy różnymi alternatywnymi podejściami. Stanęło na Evernote, ale po kolei…

Podejście I – Remember The Milk

Remember The Milk to chyba najlepiej zrobiona strona, z jaką miałem styczność. Świetny design, usability, obsługa klawiatury lepsza niż w niejednej aplikacji desktopowej. A po doinstalowaniu do Firefoxa dodatku A Bit Better RTM – korzystanie z RTM staje się jeszcze przyjemniejsze. Naprawdę, super! Bez zastanowienia więc zdecydowałem, że to właśnie będzie moja “baza” GTD.

Pobierz listę TOP 5 aplikacji, które czynią mnie produktywnym!

Ale… życie okazało się trochę bardziej skomplikowane. Przygodę z RTM rozpocząłem bazując na kilku postach radzących jak zaimplementować sobie GTD właśnie tam. Stworzyłem całą masę list (jedna per projekt), hierarchię tagów (jeden tag dla każdego kontekstu, plus parę innych pomocniczych) – i to się nie sprawdziło. Zmieniłem więc podejście – z projektów również utworzyłem tagi, a każde zadanie wrzucałem na listę “Todo”. Nic to nie dało – i tak każde zadanie, aby być widoczne w oznaczającej cokolwiek “smart liście” (zapamiętanych kryteriach wyszukiwania po odpowiednich tagach) musiało otrzymać przypisanie do listy, przypisanie do przynajmniej jednego taga oraz zostać wrzucone na odpowiednią “fizyczną” listę. Cały proces stał się… zbyt skomplikowany.

Dodatkowo dały znać o sobie wady RTM. Najbardziej irytujący okazał się brak klienta offline. Co prawda RTM oferuje aplikację działającą na Google Gears, ale jak wiadomo – Gearsy nie są już wspierane przez Google’a i mając same najnowsze wersje przeglądarek nie da się tego nawet zainstalować. A w ciągu pierwszego tygodnia trzykrotnie utraciłem dostęp do swojego GTD, ponieważ RTM było “sorry, unavailable“. Niedobrze.

Kolejna wada RTM – praktyka pokazała, że niestety nie nadaje się ono zupełnie do prowadzenia notatek. Co prawda istnieje możliwość dopisania komentarzy do każdego zadania (i robi się to całkiem sprawnie), ale zarządzanie stworzonymi notatkami było dla mnie po prostu nieużywalne. Tak więc i tak oprócz RTM potrzebny byłby jeszcze jeden system – właśnie do notowania. Czyli dodatkowa komplikacja.

Irytowała mnie też liczba kroków wymagana do usunięcia istniejącego taga lub listy. Zabrakło również łatwej możliwości spojrzenia na wszystko z szerszej perspektywy, jak i funkcjonalności otwarcia dwóch zadań obok siebie, w osobnych zakładkach (nie da się nawigować po RTM za pomocą URLa).

Podejście II – ostatnie – Evernote

Jeszcze na poprzednim etapie wybrałem Evernote jako system do prowadzenia i gromadzenia notatek. W końcu dokładne do tego ma służyć ta aplikacja. Chcąc zredukować liczbę wykorzystywanych programów spróbowałem jednak wszystko przenieść właśnie tam… i chyba mi się to udało.

Jakie EN ma zalety? Oprócz klienta WWW posiada również dedykowanych klientów na wszystkie platformy (Windows, Mac, Android, IPhone, Windows Mobile, BlackBerry… hmm, brakuje tu Linuxa), synchronizujące się ze sobą (niektóre opcje wymagają wykupienia konta płatnego 5$/mc). Co prawda wszystko jest trochę “toporne” – przynajmniej w porównaniu z RTM – ale da się z tego wygodnie korzystać.

Także, tak jak RTM, oferuje system tagów oraz zapisywania kryteriów wyszukiwania – ale okazało się że nie ma potrzeby korzystania z tego, w końcu właśnie zbytnie mieszanie w tym zakresie powodowało nadmierną komplikację w RTM.

Największą jednak zaletą EN jest to, że mogę tam trzymać dosłownie WSZYSTKO. Nie tylko swój workflow GTD, ale także normalne notatki. Przemyślenia. Podsumowania aktualnego stanu projektów. A nawet pliki, zdjęcia, pomysły i szkice postów na bloga (chociaż jeszcze nie zabrałem się do przeniesienia tutaj wszystkiego z dotychczasowego rozwiązania), rozważania na różne tematy i śmieci niepasujące nigdzie indziej. WSZYSTKO w jednym miejscu. Tego szukałem!

Plusem jest możliwość wrzucania sobie notatek mailem czy za pomocą Twittera… ale przyznam, że mając aplikację desktopową nie korzystam z tej funkcjonalności (RTM też to umożliwiało, i tam wysłanie maila było szybszym sposobem na dodanie sobie zadania niż otwarcie przeglądarki, wejście na stronę i wpisanie tego co chce się wpisać). Fajnie można też “wyjąć” notatki z EN, czy to eksportując do HTMLa, czy to udostępniając je jednym kliknięciem w internecie.

No dobra, to jak to sobie poorganizowałem…? Najpierw zrzut mojego ekranu:

Pierwszym elementem jest notatnik “!Inbox” – tam wpadają wszystkie rzeczy, którymi aktualnie nie chcę się zajmować, nawet myśleć o nich. Oznacza to “to, co muszę skatalogować podczas następnego zerknięcia do EN”. Ten notatnik jest ustawiony jako domyślny.

Druga pozycja to “stack” .Archiwum (w EN można grupować notatniki w stosy – ja to sobie wyobrażam jako kupkę zeszytów na biurku – na szczęście jest to struktura maksymalnie dwupoziomowa i użytkownikowi nie grozi zawrót głowy jak w przypadku OneNote). W tym miejscu przechowuję notatki, które nie są już aktualne, ale które chcę zachować (jak np. info o niektórych zakończonych zadaniach, lub o zadaniach z których zrezygnowałem). Do “Done”, też będącego częścią archiwum, przerzucam z list kontekstowych każdą pojedynczą wykonaną akcję. Przeglądam i kasuję je raz w tygodniu. Ostatnia pozycja archiwum to “tygodniki” – jest to mój własny dodatek do GTD, każda notatka z tego notatnika zawiera podsumowanie jednego tygodnia życia z najważniejszymi rzeczami, które udało się (bądź nie udało się) osiągnąć. Ot, taki pamiętnik. Na razie mam tam tylko jeden tydzień i nie wiem czy w ogóle takie coś mi się przyda, ale wydało mi się to fajnym pomysłem. Taka notatka powstaje podczas “weekly review“.

Trzeci element na liście to stosik “+.GTD“. Zawiera on notatnik “!Projekty” z wszystkimi moimi aktualnymi zaangażowaniami oraz listy kontekstowe z prostymi notatkami pełniącymi rolę przypomnień o next actions, ewentualnie z dodatkowymi informacjami koniecznymi do ich wykonania (np notatnik @Miasto może posiadać notatkę o tytule “zajechać do urzędu X” i zawartości informującej o adresie i godzinach otwarcia danego urzędu). Dwa dodatkowe notatniki w tym stosie to Allenowe listy “Someday/maybe” (bardzo odległe plany, marzenia…) oraz “Waiting for” (osobna notatka dla każdego zdarzenia na które czekam wraz z informacją “kto”, “co”, “do kiedy”, “co potem”…).

Teraz chwila na małe wytłumaczenie… Te wszystkie krzaczki przed nazwami notatników, plusiki, wykrzykniki, kropki – to nie jest żaden skomplikowany tajemny system nazewnictwa. Po prostu notatniki listowane są w porządku alfabetycznym i to jest mój sposób na wygodne dla mnie ich posortowanie z zachowaniem odpowiadających mi nazw.

Pod stosikiem dedykowanym dla GTD znajdują się już moje notatki w moim porządku.

Rozpoczyna je seria notatników dedykowanych dla “większych” aktualnych projektów (zaczynających się od ‘+’) z listy “!Projekty”. Jak widać po liczbie w nawiasie, aktualnie skupiam się głównie na ślubie:). W takich notatnikach trzymam związane z projektem dokumenty, ważniejszą korespondencję, historię rozmów/spotkań, postanowienia, decyzje oraz rozważania do takich a nie innych decyzji prowadzące.

A niżej – już moje normalne prywatne śmieciuchy. A to wszystko co związane z blogiem, a to spostrzeżenia odnośnie aktualnie rozgryzanej technicznej ciekawostki (właśnie mam na tapecie CQRS – więc w tym notatniku zapisuję sobie uwagi do obejrzanych prezentacji/przeczytanych artykułów, własne spostrzeżenia, wrażenia z prób implementacji itd). Generalnie – wszystko, bez jakiejś jasnej ściśle określonej struktury.

Zdaję sobie sprawę, że wykorzystuję tylko część możliwości EN. Na przykład prawie całkowicie zrezygnowałem z tagów, póki co redukując je do dwóch: “ad2011” i “ad2012” znakujących moje duże plany na ten i następny rok. Można rozszerzyć ich zastosowanie konstruując skomplikowane “Saved searches” na jakieś szczególne potrzeby, ale… no właśnie, kluczowym słowem jest “skomplikowanie”. Ja chcę mieć prosty system, i chyba właśnie taki udało mi się stworzyć.

Z chęcią poczytam komentarze odnośnie takiego podejścia do GTD. Co Waszym zdaniem można zmienić, ulepszyć? Gdzie mogą pojawić się problemy? Ja jestem na razie zadowolony… ciekawe jak to się sprawdzi na dłuższą metę w perspektywie miesięcy/lat. Jestem gotów to sprawdzić;).

Pobierz listę TOP 5 aplikacji, które czynią mnie produktywnym!