Moje pierwsze kroki w GTD

Jak można było ostatnio zauważyć na blogu – próbuję swoich sił w GTD. Dzisiaj opiszę swoje pierwsze kroki jakie podjąłem przed i po przeczytaniu książki… i co mi to dało.

Step by step

Tak jak pisałem, wszystko zaczęło się od ok 3-godzinnego szkolenia z zarządzania czasem. Z dużym optymizmem rzuciłem się do wdrażania tego w życie. Pobawiłem się genialną stroną RememberTheMilk (dalej: RTM), postanowiłem: “to jest to!” i zacząłem wrzucać tam wszystko, co miałem w głowie. Po kilku dniach takiej zabawy i ogólnie rozmyślania na temat GTD i organizacji czasu doszedłem do wniosku, że jednak taka “jazda na sucho” nie przyniesie prawdziwych korzyści – bo wiele rzeczy zakładałem bądź robiłem na ślepo. Następnego dnia zająłem się więc lekturą książki.

I wtedy zaczęło się prawdziwe GTDowanie.

Cały kolejny dzień poświęciłem na dwa najbardziej czasochłonne etapy GTD: gromadzenie myśli i ich analizę.

Pobierz listę TOP 5 aplikacji, które czynią mnie produktywnym!

Z samego rana siadłem do biurka z grubym plikiem karteczek i zacząłem wylewać z siebie dosłownie wszystkie myśli, jakie przyszły mi do głowy. Gdy skończyły się myśli “statyczne” – rozpoczął się spacer po mieszkaniu. Zajrzałem we wszystkie szafki, komody, szuflady – i kilka kolejnych kartek uległo zapisaniu.

Po 2 czy 3 godzinach miałem przed sobą plik prawie 100 zapisanych karteczek, które tylko czekały na przemyślenie.

Znalazło się na nich właściwie wszystko. Od tak prozaicznych kwestii jak “kocia kuweta śmiedzi – umyj” przez “kup sobie całą dyskografię Led Zeppelin” po “fajnie by było pojechać kiedyś na samochodowy rajd po zamkach w Rumunii“. Swoją drogą – obserwowanie jak rozpędzony umysł skacze pomiędzy kontekstami, chwyta się najbardziej błahych nawet skojarzeń i wypluwa z siebie masę, masę śmieci było dość fascynującym procesem. I faktycznie fizyczne zapisanie czegoś wraz ze świadomością “zawsze mogę do tej myśli wrócić, bo mam ją gdzieś poza czachą” pozwala uchronić się przed “myślową pętlą” – ciągłym, natrętnym, niekontrolowanym wracaniem do jednej i tej samej kwestii i mieleniu jej w kółko na wszelkie sposoby.

Przetrawienie całej zawartości głowy to kolejne parę godzin. Niektóre z rzeczy zapisanych na karteczkach wykonałem od razu (jak poodpisywanie na maile, z czym zwlekałem od paru dni, wymycie tej parszywej kuwety itd). Inne – wrzuciłem po prostu na listę “todo” w RTM lub do kalendarza z adnotacjami “po co/komu/kiedy/gdzie mnie to zaprowadzi“. Jeszcze inne okazały się wymagać dłuższych refleksji i postanowienia “jak to osiągnąć i czy warto w ogóle zaprzątać sobie tym teraz głowę?” – i odpowiedź “nie warto” powodowała najprostsze wpisanie takiej rzeczy na listę “kiedyś/może”. Nic nie wyrzuciłem, nie wykasowałem – najzwyczajniej w świecie skatalogowałem i umieściłem na odpowiednich listach.

Po zakończeniu tego wyczerpującego zadania głowa mi po prostu pękała. Tak reklamowanej “czystości umysłu” zdecydowanie nie osiągnąłem… ale nic dziwnego. Takiej mentalnej lewatywy nie miałem chyba jeszcze nigdy w życiu. Pomimo masakrycznego bólu głowy – byłem usatysfakcjonowany. Sama świadomość, że cała zawartość flaków jest gdzieś zbackupowana, synchronizowana i może być bezpiecznie wykasowana spomiędzy uszu dawała fajne uczucie wrzeszczące: “oooh fuck, yeeeah!”

A, i jeszcze jedno: podczas tego procesu wyczyściłem Inbox w Thunderbird. Po raz pierwszy od… 3 czy 4 lat. Zawsze miałem tam jakieś śmieci które “może przejrzę”. Dodatkowo część wiadomości oznaczona była jako “nieprzeczytana” – to znaczyło, że muszę na nie odpowiedzieć lub że są “ważne”. Walały się te maile dniami, tygodniami, miesiącami… najstarszy oznaczony jako “nieprzeczytany” miał ponad półtora roku (jakaś instrukcja do softu, którego nigdy nie użyję). Maksymalnie pół godzinny zajęło mi odpowiedzenie na maile, na które musiałem odpowiedzieć, porozrzucanie reszty do odpowiednich folderów i skasowanie tego, co było mi zupełnie niepotrzebne. Sam bym nie uwierzył, gdybym tego nie doświadczył, ale… widok pustego Inboxa dał wielkiego kopa do dalszego działania. Polecam!

Nigdy więcej śmieci w Inboxie – to po prostu przytłacza.

UWAGA: wszystkich zapaleńców muszę ostrzec, że to wszystko co opisuję wymaga czasu. Akurat ja mogłem sobie w danym momencie poświęcić kilka dni na takie zabawy, a robienie tego wieczorami/po godzinach potrwałoby pewnie sporo dłużej. Dlatego polecam zarezerwowanie sobie na początek wolnego weekendu – trochę to ryzykowne, bo potencjalnie może okazać się stratą czasu, ale może a nuż się opłaci? W każdym razie nie jest to proces który można wykonać “między Teleekspresem a Faktami” – i bez mocnej motywacji nie ma sensu do tego podchodzić.

Natychmiastowe korzyści

Na efekty nie trzeba było długo czekać… Mając jasno sprecyzowane niewielkie zadania, będące krótkimi, zwięzłymi czynnościami, o wiele łatwiej wziąć się do roboty. W ciągu kilku pierwszych dni załatwiłem masę pierdół, które odkładałem tygodniami. A to zadzwonić w jakieś miejsce, a to wynieść niepotrzebne graty do garażu, a to znaleźć w necie telefon jaki chciałbym mieć, a to poprawić w systemie buga, który mimo niskiego priorytetu nie dawał mi od dawna spokoju… Po prostu dzięki małym kroczkom wszystko zaczęło jakoś szybciej iść do przodu.

Z kolei uskutecznianie genialnej zasady “jeśli coś zajmuje mniej niż 2 minuty – zrób to natychmiast” już w pierwszych kilku dniach zaoszczędziło mi ok 2500 zł. Nie ma sensu wchodzić w szczegóły, ale jestem PEWIEN, że wcześniej po zapaleniu się w głowie lampki “zadzwoń w miejsce X” wpisałbym to sobie po prostu do kalendarza na przyszły tydzień. A tak – zadzwoniłem od razu i o włos minęła mnie “systemowa kara” za pewne, dość durne, postępowanie.

Posiadanie promowanych przez GTD kontekstowych list (czyli grupowanie zadań po okolicznościach koniecznych do ich wykonania, jak “telefony”, “miasto”, “dom”, “komputer” itd) wiąże się z jeszcze jedną przyjemną konsekwencją. Wiedząc, że muszę jechać do miasta, zerkam sobie na odpowiednie listy i mogę efektywnie wykorzystać dosłownie każdą minutę swojego czasu. Na przykład: kończę pracę (lub pisanie posta czy co tam akurat sobie w dzień robię) i wiem, że za kwadrans muszę wyjść z domu i jechać do miasta. Wpis “poskładaj ciuchy w szafie” na liście “dom” na pewno nie zajmie więcej czasu niż mi zostało do wyjścia – więc mogę zrobić coś pożytecznego przez te kilka chwil, zamiast czytać facebooka/twittera. Dodatkowo przypomnienie “wynieś do garażu walizę stojącą od 3 miesięcy w pokoju” na tej samej liście “dom” spowoduje, że idąc do samochodu zgarnę po drodze tą walizę, o czym bym sam sobie w życiu nie przypomniał. Następnie na liście “telefony” pozycja “zadzwoń do X i umów się na zaproszenie na ślub” pozwoli mi na wykonanie czegoś przydatnego podczas półminutowego spaceru do z klatki do garażu. Lista “garaż” z kolei rzuci mi w oczy zadanko “napompuj rowery” – więc może wyjdę z domu od razu po składaniu tych ciuchów, z 10 minut wcześniej niż powinienem i to zrobię? I na koniec – na liście “miasto” znajdę bardzo niepilną sprawę “kup kabel usb->sataII“, zatem jadąc w docelowe miejsce zahaczę o sklep i kupię sobie kabelek, który chcę mieć od grudnia, ale ciągle o nim zapominam.

Takie układanie się w spójny workflow rzeczy ze sobą zupełnie niepowiązanych jest wprost nieocenione. W ten oto sposób w ciągu 15 minut jestem w stanie pchnąć do przodu 4 niezależne sprawy, które wcześniej – przed rozbiciem na części pierwsze i przyporządkowaniem ich do odpowiednich kontekstów – ciągnęłyby się pewnie miesiącami. A wszystko to zrobię w czasie, który jeszcze kilkanaście dni temu bym najzwyczajniej w świecie zmarnował, bo przecież “skoro mam wyjść za 15 minut to nic konkretnego nie zdążę już zrobić – porobię sobie nic“.

I to już prawie koniec moich GTD-owych zwierzeń. Zostaje jeszcze część najbardziej praktyczna: przedstawienie wykorzystywanych przeze mnie narzędzi oraz ich konfiguracji… Kosztowało mnie kolejne kilka dni, ale teraz wszystko wydaje się działać całkiem sprawnie. Liczę więc, że następny post uchroni kogoś przed takim narzędziowym marnowaniem czasu, jakie mnie spotkało. Mały tip: finalnie całkowicie zrezygnowałem z RTM.

A tymczasem – narX, idę odhaczyć zadanie “napisz III posta o GTD” i zobaczyć co jeszcze mam do zrobienia w kontekście “komputer“!

Pobierz listę TOP 5 aplikacji, które czynią mnie produktywnym!