DevTalk#11 – O produktywności z Marcinem Kwiecińskim

40

marcin-kwiecinskiOdcinek jedenasty stoi pod znakiem… czasu. Wszyscy mamy go za mało. A może mamy go wystarczająco dużo, tylko wykorzystujemy go nie do końca optymalnie? O to i inne rzeczy pytam Marcina Kwiecińskiego, który w ramach projektu Ogarnij Chaos na co dzień zmaga się z takimi problemami, pomagając swoim klientom prowadzić bardziej produktywne życie. Zarówno zawodowe, jak i prywatne. Jego blog to kopalnia spostrzeżeń i dobrych praktyk związanych z tym tematem.

Podczas rozmowy wraz z Marcinem zastanawiamy się jak poznać, czy danej osobie potrzebna jest dodatkowa refleksja odnośnie sposobu wykorzystywania czasu. A jeśli jest – to co może to dać? I najważniejsze: jak można zacząć organizować swoje życie, rozpoznając cele oraz planując drogę do ich realizacji. Dodatkowo bonus: czy postanowienia noworoczne mają jakąkolwiek wartość? :)

Konkurs: w tym tygodniu rozdaję książkę Davida Allena “Getting Things Done“. Otrzyma ją autor jednego z komentarzy pod tym postem, więc bardzo zachęcam do udzielania się. Piszcie swoje spostrzeżenia, doświadczenia, wrażenia. Odcinek spoko, czy słaby? Liczycie na kontynuację tematu, czy to nudy? :) Zadawajcie pytania, drążcie temat. Marcin i ja będziemy aktywnie w dyskusji uczestniczyć.


Montaż odcinka: Krzysztof Śmigiel.
Ważne adresy:

Linki


Muzyka wykorzystana w intro:
“Misuse” Kevin MacLeod (incompetech.com)
Licensed under Creative Commons: By Attribution 3.0
http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/
Share.

About Author

Programista, trener, prelegent, pasjonat, blogger. Autor podcasta programistycznego: DevTalk.pl. Jeden z liderów Białostockiej Grupy .NET i współorganizator konferencji Programistok. Od 2008 Microsoft MVP w kategorii .NET.Więcej informacji znajdziesz na stronie O autorze.Napisz do mnie ze strony Kontakt. Dodatkowo: Twitter, Facebook, YouTube.

40 Comments

  1. W kwestii postanowień noworocznych u mnie zaczęły działać, kiedy w kalendarzy wpisałem na koniec każdego miesiąca “przegląd postanowień noworocznych” No i co miesiąc po prostu robię review. Co już jest zrobione a co już wypada z obiegu bo straciło ważność. Po roku takiego podejścia >60% postanowień “noworocznych” zostało zrealizowane.

    Obecnie też dobrze mi się sprawdza tablica w trello z kolumnami, dzisiaj, done, poniedzialek, wtorek, środa … niedziela. Rano przerzucam z dnia tygodnia na dzisiaj i w ciągu dnia usuwam to co jest już zrealizowane. Fajnie działa. Poza tym Evernote jako elektroniczna pamięć na wszelkie pomysły lub materiały “na później” (reference z GTD)

  2. @rek,
    Czyli to nie do końca ot takie sobie “postanowienia noworoczne” jak to rozumie 90% populacji :)
    Raczej długoterminowe planowanie które tutaj omawiamy, odpowiednio wprowadzone do “systemu” i zarządzane.
    60% to fajny wynik, gratulacje.

    Z ciekawości (każdego o to muszę zapytać… :) ): próbowałeś OneNote zamiast Evernote?

  3. Masz rację, to jest bardziej długoterminowe planowanie i wtedy działa. “postanowienie noworoczne” rzucone ot tak w eter i jeszcze na sylwestrowym kacu nie ma prawa dojść do skutku ;)

    Co do OneNote vs Evernote, zaczynałem od OneNote i byłem z niego bardzo zadowolony szczególnie jak od Visty zaczęło się to indeksować z systemem. Po prostu miazga. Zrezygnowałem z niego ponieważ na mobilniaku mi OneNote zamulał i strasznie się długo synchronizował. Od tamtej pory evernote rulez bo:

    – świetnie działa na ios, android, windows phone
    – ma wbudowanego ocr-a do notatek ręcznych i zdjęć
    – mail in, po prostu ważne rzeczy na szybko mailuje sobie z @ i # w tytule aby trafiły tam gdzie mają trafić
    – bardzo dobra wyszukiwarka
    – “integracja” z moleskine (z której obecnie nie korzystam ale kiedyś pewnego dnia przetestuję to)
    – integracja z IFTTT (chociaż tutaj OneNote już nadrobił zaległości)
    – cena (o dziwo darmowe konto z 60mb miesięcznie w Evernote mi wystarcza, zresztą OneNote chyba już jest darmowy )

  4. ooo.. nie działa formatowanie w komentarzach :/ myślniki były w nowych liniach :)

  5. Ja z kolei w drugą stronę, z Evernote do OneNote przeszedłem
    Masz rację, OneNote mobilny – mimo że staje się coraz lepszy – nie dorasta evernotowi mobilnemu do halluksów. Mobilnie jednak sporadycznie z ON korzystam, na telefonie bardziej kalendarz + google tasks.

    Tak czy inaczej używanie któregokolwiek z nich daje świetne rezultaty.

    PS komentarz wygląda źle tylko dla autora od razu po dodaniu, po refresh jest OK – to błąd w theme którego autor theme nie poprawi a mi się nie chce grzebać jako że ten szablon jest pewnie tymczasowy

  6. Ja nie robię postanowień noworocznych. Ja po prostu robię postanowienia :) A z realizacją różnie jest.
    W każdym razie ja staram się używać OneNote ostatnio i nieźle się sprawdza. GTD jeszcze nie używam zbyt mocno. Próbuję je jakoś wprowadzić od dobrych 5 lat :) Ale nigdy jakoś na specjalnie się nie zabrałem. Ale zachęciliście mnie by znów poważniej spróbować.

    Ale problem mam ciągle ze stałymi zobowiązaniami. W sensie takim, że np. w pn. mam naukę czegoś tam, we wtorek czegoś innego i w środę jeszcze czegoś innego. Są to godziny stałe i te same, nie mogę ich zmienić, bo jest to umówione z innymi ludźmi. To blokuje mi często możliwość np, wyjazdu na konferencję czy spotkanie i dość mocno utrudnia bycie Agile :) A Agile umożliwia wykorzystanie najbardziej produktywnego czasu na najważniejsze zadania. Jakieś pomysły jak sobie radzić ze stałymi zobowiązaniami? Jakimiś lekcjami o dziwnych godzinach (19:00)?

    … Mały Książe pokazał jak da isę zjeść słonia na raz :D

  7. Na podstawie tego podcasta (i nie tylko) można zauważyć, że zarządzanie efektywnością nie jest proste i siłą rzeczy trzeba się napracować żeby wypracować odpowiednie nawyki. Czy macie jakieś rady jak “wytrwać” na tym początkowym etapie, zanim pewne mechanizmy “wejdą w krew”? Pewnie nie jestem jedyny, ale co najmniej kilka razy próbowałem wdrażać u siebie bardziej metodyczne podejście do organizacji czasu i niestety po miesiącu-dwóch fiasko. Jak z tym walczyć?

  8. @pawelek – jeżeli uwierają Cię stałe zobowiązania, to warto przyjrzeć się swoim aspiracjom. Albo jest tak, że te zobowiązania nie pasują do tych aspiracji i trzeba pomyśleć, jak się z nich wymiksować, albo jest tak że pasują ale chciałbyś robić jeszcze dodatkowe rzeczy na które nie masz już miejsca. W tym drugim przypadku trzeba “zważyć” co będzie miało większy wpływ na twoje cele i aspiracje – realizacja tych zobowiązań czy skorzystanie z tych pomysłów dodatkowych. Tu niestety nie ma jedynej słusznej recepty – jak masz za dużo wypakowane w kalendarzu to możesz to albo zaakceptować, albo coś wyrzucić i wstawić bardziej ważne zobowiązanie. Poza tym warto też popatrzeć z perspektywy etapu rozwoju kariery – jeżeli teraz inwestujesz w stałą naukę, to po to by kiedyś być bardziej agile :)

  9. @Tymoteusz – produktywność jest prosta jak już “wejdzie w krew” – na początku jak z każdą inną kompetencją, trzeba się napracować aby ją pozyskać. Co do wprowadzania nawyków: 1) nie staraj się wprowadzać wszystkiego na raz – jeden nawyk jednocześnie; 2) znajdź tzw. accountability partner – osobę, której codziennie będziesz składał raport czy w dniu dzisiejszym zrobiłeś to co buduje nawyk. To tak ogólnie – jak napiszesz na czym konkretnie się wykładasz we własnej organizacji czasu – chętnie podpowiem coś konkretniejszego.

  10. Maćku chętnie bym poczytał jak wykorzystujesz OneNote’a.

  11. @Tymoteusz,
    To jest kwestia przyzwyczajenia. Ja po prostu czułem, że coś jest nie tak. Że zapominam, albo że ciągle staram się pamiętać. Że to mi zabiera większość mojej “mocy obliczeniowej”. Zainwestowanie kilku godzin w uporządkowanie WSZYSTKIEGO w postaci notatek, a potem zrobienie listy TODO, było dla mnie świetnym początkiem.

  12. @Piotrek,
    O samym OneNote (dlaczego jest takie fajne) pisałem tutaj: http://www.maciejaniserowicz.com/2014/03/20/microsoft-onenote/
    A na temat mojego wykorzystania narzędzi do organizacji czasu/zadań planuję cos napisać od dawna, ale szczerze mówiąc nie wiem czy ma to sens, dlatego to odwlekam. Na swojej prezentacji na temat efektywności (do obejrzenia w kwietniu w Łodzi :) ) mówię o tym po co, dlaczego i w jakiej kolejności zabierać sie do rzeczy, ale niewiele mówię o tym “jak”. Bo to “jak” każdy musi dopasować pod siebie, nie ma jednego słusznego sposobu.

  13. @Tymoteusz: kiedyś spotkałem się z takim sposobem na wyrobienie nawyków, że przez 30 dni należy uparcie i usilnie próbować go wdrożyć. Jeśli w ciągu tych 30 dni się nie uda – zaczynasz od nowa liczyć dni. Jeśli uda się przejść pierwsze 30 dni, to powinieneś być w miejscu, gdzie już masz na tyle to wdrukowane, że nie będzie trudne dalej kontynuować nowe przyzwyczajenie jednak nie na tyle silne, aby nie móc zrezygnować jeśli jednak coś Ci nie pasuje w nowym podejściu. I tak jak @Marcin napisał, nie za dużo na raz, najlepiej po 1 rzeczy – single responsibility ;) Jesli wszystko pójdzie dobrze to po roku możesz mieć 12 nowych “nawyków”

  14. Dawid Wekwejt on

    Witam,

    pan Marcin Kwieciński wspomina, aby wrzucać do kalendarza wszystkie zdarzenia, a nie tylko takie “większe” event-y. Z mojego doświadczenie kalendarz właśnie świetnie sprawdzał się jako miejsce na zapisanie większych wydarzeń zaplanowanych na dokładny dzień i godzinę, gdyż wpisywanie pomniejszych zadań sprawiało, iż czułem się przytłoczony ilością wpisów, co demotywowało mnie do wykonania zadań, a poza tym często w ciągu dnia wydarzały się inne event-y ad hoc, przez co więcej czasu spędzałem na aktualizowaniu kalendarza niż wykonywaniu zadań, co znowu obniżało produktywność.

    Pozbyłem się tego problemu wprowadzając następującą metodologię. Większe event-y (zaplanowane, nie do przełożenia, np. Wizyta u lekarza, odbiór dziecka z przedszkola, spotkanie z klientem, praca) do kalendarza, a pomniejsze na kanban-a gdzie kolejność wykonania oczywiście zależy od priorytetu. Zadania z tablicy wykonuję w czasie, gdy nie mam zadań z kalendarza.

    Pozdrawiam,
    DW.

  15. Przemek Peron on

    Bardzo ciekawy odcinek – jak najbardziej jestem za II częścią…

  16. Krzysztof Cebula on

    Bardzo dobry odcinek. Jak co tydzień znakomicie umilił mi drogę do pracy. Większość omówionych w odcinku dobrych praktyk zdążyłem już wdrożyć do swojego życia samemu, spontanicznie, ale kilka było zupełną nowością. Jako aplikacji do zarządzania celami i zadaniami od jakiegoś pół roku z powodzeniem używam todoist. Wcześniej ograniczałem się tylko do OneNote’a, ale ta poręczna apka sprawia że wszystko planowanie jest prostsze i przyjemniejsze. Punkty za wykonane zadania też stanową jakąś tam motywacje.

    W walce z rozpraszaczami, które nękały mnie ze strony Internetu, zbawienne okazało się odkrycie stayfocusd. Ograniczenie fb, twittera i innych tego typu stron bardzo podnosi produktywność.

    Pozdrawiam i czekam na kolejne odsłony devtalk. A ogarnij chaos wylądował w zakładkach.

  17. @Dawid Wekwejt – podstawowa zasada to planować max 60% czasu, a resztę zostawić na nieprzewidziane przerwania. To o czym mówiłem, to aby do kalendarza wpisywać również pracę własną – po to by zarezerować na nią czas. Wiele osób tego nie robi. Zgadzam się, że “drobnicy” nie ma co wpisywać do kalendarza (chyba że jest mega ważna, np: jeżeli tego dnia mam wykonać nawet 5 minutową rozmowę telefoniczną, ale jest to dla mnie bardzo ważne, to lepiej wpisac do kalendarza), lepiej wybierać ją z rejestru czy kanbana. Jeżeli rzeczywiście tak jest, że w czasie “niezaplanowanym” robisz rzeczy z kanbana, to nie ma co zmieniać. Czasem jednak okazuje się, że z takim podejściem robimy wszystko tylko nie to co w rejestrze – wtedy dobrze sobie wpisać do kalendarz np 2 godzinny slot “prace z kanbana”. To ważne, aby na początku dnia zestrukturyzować sobie to jak będzie wyglądał nasz dzień. Wtedy zwiększamy szansę zrobienia rzeczy ważnych.

  18. @Krzysztof Cebula – dziękuję za dodanie do zakładek :) Todoist jest bardzo fajnym narzędziem. Dla osób które jeszcze nie używają aplikacji do zarządzania zadaniami rekomenduję Nozbe lub właśnie Todoista. Obydwa systemy są proste i elastyczne. O walce z rozpraszaczami pisałem tutaj: http://marcinkwiecinski.pl/2014/03/03/odetnij-to-co-cie-rozprasza/ i tutaj: http://marcinkwiecinski.pl/2014/01/13/muzyka-w-sluzbie-koncentracji-i-produktywnosci/
    Krzysztof, napisz proszę do mnie (http://marcinkwiecinski.pl/kontakt/) – będe miał niespodziankę :)

  19. Dawid Wekwejt on

    @Marcin Kwiecinski – faktycznie dobrym zachowaniem, byłoby wrzucenie do kalendarza czasu na zadania z tablicy, gdyż są dni, w które nie poświęcam czasu na zadania z kanbana, a kalendarz by mi przypomniał, o tym że trzeba usiąść i wykonać trochę tasków. “podstawowa zasada to planować max 60% czasu” – jak zaczynałem budować jakąś metodologię działania, to często rozplanowywałem cały dostępny czas, co praktycznie nigdy się nie sprawdzało. Do tego denerwowałem się, że mi nie wychodzi. Może dorzucę swoje 5 gr odnośnie narzędzi. Tablice kanbanowe tworzę na kanbanflow.com, zaletą jest łatwość obsługi, darmowa wersja z ograniczonymi funkcjonalnościami, które w sumie mnie wystarczają, możliwość utworzenia zespołu per tablica, zintegrowany pomodoro timer. Wadą jest brak aplikacji na WP8.. Jeśli istnieje lepsze narzędzie, to chętnie wypróbuje. Co do aktualizacji kalendarza, to wykonuję to wieczorem na spokojnie, aby kolejny dzień szedł według planu. Staram się też nie planować za bardzo dalej niż na tydzień w przód.

  20. Grzegorz on

    Odcinek bardzo dobry — sam chciałbym być lepiej zorganizowany — zwłaszcza w starciu z rozlicznymi (dość często nie planowanymi) obowiązkami rodzinnymi (dzieci).

    Używam Remember the Milk to notowania tego co mam zrobić, ale listy z RTM nie układają mi życia :(. Raczej używam ich jako listy kontrolnej.

    Chętnie bym się dowiedział:
    • Jak w praktyce układać swój plan zajęć na najbliższy dzień/tydzień?
    • Co robić z zadaniami, które notorycznie są przekładane (nie wszystkie na to zasługują )?
    • Co powinno lądować w kalendarzu (ma termin), a co na liście zadań (someday) i jak oba te byty integrować?

  21. Dawid Wekwejt on

    Dziękuję za porady @Marcin Kwiecinski. Czy mógłby Pan polecić mi jakąś książkę odnośnie trzymania samodyscypliny? Aby walczyć z chwilami słabości (lenistwem), które to niekiedy niszczą mój plan… Mam kilka pozycji na oku:

    http://www.dobre-ksiazki.com.pl/nawyk-samodyscypliny-p358341.html
    http://archiwum.allegro.pl/oferta/-motywacja-bez-granic-gratisy-nikodem-marszalek-i4571322870.html
    http://www.dobre-ksiazki.com.pl/potega-podswiadomosci-p383441.html

  22. A używacie jakiś specjalnych kalendarzy czy jedziecie na standardowym z telefonu?
    Bo to z kalendarzem mam obecnie największy problem i chętnie bym poznał jakich narzędzi do tego używacie.

  23. Dawid Wekwejt on

    Ja używam kalendarza z live, ale przyznam, że jest bardzo ograniczony. Wykorzystuję go ze względu na synchronizację pod WP8. Może poleci ktoś coś fajnego pod Windows Phone, a synchronizowanego z kontem “live”.

  24. @Grzegorz – ad1: Przedewszystkim zacząć prowadzić rejestr przedsięwzięć. Jak już jest kompletny to wtedy wprowadzić przegląd tygodniowy – raz w tygodniu zastanawiasz się co będziesz robić w nadchodzącym tygodniu. Zastosuj technikę 15 żetonów, w której wybierasz max 15 rzeczy do popchnięcia na przyszły tydzień. Następnie wstawiasz do kalendarza, pilnując by planować max 60% czasu, a z tych 15 rzeczy max 3 rzeczy jednego dnia.
    ad 2. Zidentyfikować dlaczego są odkładane – zwykle bo albo nie został zidentyfikowany pierwszy krok, albo nie pasuje do Twoich celów. Więcej tutaj: http://marcinkwiecinski.pl/2013/06/10/co-zrobic-gdy-utkniesz-w-miejscu/
    Ad 3. Generalnie w kalendarzu jedyenie to co musi się wydarzyć danego dnia. Wszystko reszte w rejestrze (btw: to nie jest someday maybe w rozumieniu GTD. GTD rozróżnia listę projektów + listę kiedyś może). NIe ma potrzeby tego integrować, można prowadzić w dwóch oddzielnych miejscach. Twój mózg sobie to połączy sam.

  25. @Maciej, co do nawyków takich jak wstawanie – jest to dosyć niebezpieczne – teraz nieważne czy weekend czy nie, zawsze wstaję najpóźniej o 7 rano ;)

  26. Pingback: dotnetomaniak.pl

  27. Dzięki wszystkim za dyskusję :). Książkę o GTD otrzymuje Dawid Wekwejt. Mail z prośbą o adres wysyłki już poszedł, poposzę o kontakt jeśli z jakichś względów nie dotrze.

  28. Dawid Wekwejt on

    Dziękuję serdecznie :) Książka już dotarła. Teraz czas na lekturę! xD