Moja implementacja GTD

38

Po kilku postach opisujących moje wrażenia z pierwszego kontaktu z GTD nadszedł czas na Wielki Finał:) – przedstawienie mojej docelowej (jak na razie) implementacji tej metodyki od strony narzędziowej. Dojście do aktualnego etapu zajęło mi… oj, masę czasu. Można powiedzieć, że kilka dni spędziłem na szukaniu odpowiedniego rozwiązania i przerzucaniu swoich myśli pomiędzy różnymi alternatywnymi podejściami. Stanęło na Evernote, ale po kolei…

Podejście I – Remember The Milk

Remember The Milk to chyba najlepiej zrobiona strona, z jaką miałem styczność. Świetny design, usability, obsługa klawiatury lepsza niż w niejednej aplikacji desktopowej. A po doinstalowaniu do Firefoxa dodatku A Bit Better RTM – korzystanie z RTM staje się jeszcze przyjemniejsze. Naprawdę, super! Bez zastanowienia więc zdecydowałem, że to właśnie będzie moja “baza” GTD.

Ale… życie okazało się trochę bardziej skomplikowane. Przygodę z RTM rozpocząłem bazując na kilku postach radzących jak zaimplementować sobie GTD właśnie tam. Stworzyłem całą masę list (jedna per projekt), hierarchię tagów (jeden tag dla każdego kontekstu, plus parę innych pomocniczych) – i to się nie sprawdziło. Zmieniłem więc podejście – z projektów również utworzyłem tagi, a każde zadanie wrzucałem na listę “Todo”. Nic to nie dało – i tak każde zadanie, aby być widoczne w oznaczającej cokolwiek “smart liście” (zapamiętanych kryteriach wyszukiwania po odpowiednich tagach) musiało otrzymać przypisanie do listy, przypisanie do przynajmniej jednego taga oraz zostać wrzucone na odpowiednią “fizyczną” listę. Cały proces stał się… zbyt skomplikowany.

Dodatkowo dały znać o sobie wady RTM. Najbardziej irytujący okazał się brak klienta offline. Co prawda RTM oferuje aplikację działającą na Google Gears, ale jak wiadomo – Gearsy nie są już wspierane przez Google’a i mając same najnowsze wersje przeglądarek nie da się tego nawet zainstalować. A w ciągu pierwszego tygodnia trzykrotnie utraciłem dostęp do swojego GTD, ponieważ RTM było “sorry, unavailable“. Niedobrze.

Kolejna wada RTM – praktyka pokazała, że niestety nie nadaje się ono zupełnie do prowadzenia notatek. Co prawda istnieje możliwość dopisania komentarzy do każdego zadania (i robi się to całkiem sprawnie), ale zarządzanie stworzonymi notatkami było dla mnie po prostu nieużywalne. Tak więc i tak oprócz RTM potrzebny byłby jeszcze jeden system – właśnie do notowania. Czyli dodatkowa komplikacja.

Irytowała mnie też liczba kroków wymagana do usunięcia istniejącego taga lub listy. Zabrakło również łatwej możliwości spojrzenia na wszystko z szerszej perspektywy, jak i funkcjonalności otwarcia dwóch zadań obok siebie, w osobnych zakładkach (nie da się nawigować po RTM za pomocą URLa).

Podejście II – ostatnie – Evernote

Jeszcze na poprzednim etapie wybrałem Evernote jako system do prowadzenia i gromadzenia notatek. W końcu dokładne do tego ma służyć ta aplikacja. Chcąc zredukować liczbę wykorzystywanych programów spróbowałem jednak wszystko przenieść właśnie tam… i chyba mi się to udało.

Jakie EN ma zalety? Oprócz klienta WWW posiada również dedykowanych klientów na wszystkie platformy (Windows, Mac, Android, IPhone, Windows Mobile, BlackBerry… hmm, brakuje tu Linuxa), synchronizujące się ze sobą (niektóre opcje wymagają wykupienia konta płatnego 5$/mc). Co prawda wszystko jest trochę “toporne” – przynajmniej w porównaniu z RTM – ale da się z tego wygodnie korzystać.

Także, tak jak RTM, oferuje system tagów oraz zapisywania kryteriów wyszukiwania – ale okazało się że nie ma potrzeby korzystania z tego, w końcu właśnie zbytnie mieszanie w tym zakresie powodowało nadmierną komplikację w RTM.

Największą jednak zaletą EN jest to, że mogę tam trzymać dosłownie WSZYSTKO. Nie tylko swój workflow GTD, ale także normalne notatki. Przemyślenia. Podsumowania aktualnego stanu projektów. A nawet pliki, zdjęcia, pomysły i szkice postów na bloga (chociaż jeszcze nie zabrałem się do przeniesienia tutaj wszystkiego z dotychczasowego rozwiązania), rozważania na różne tematy i śmieci niepasujące nigdzie indziej. WSZYSTKO w jednym miejscu. Tego szukałem!

Plusem jest możliwość wrzucania sobie notatek mailem czy za pomocą Twittera… ale przyznam, że mając aplikację desktopową nie korzystam z tej funkcjonalności (RTM też to umożliwiało, i tam wysłanie maila było szybszym sposobem na dodanie sobie zadania niż otwarcie przeglądarki, wejście na stronę i wpisanie tego co chce się wpisać). Fajnie można też “wyjąć” notatki z EN, czy to eksportując do HTMLa, czy to udostępniając je jednym kliknięciem w internecie.

No dobra, to jak to sobie poorganizowałem…? Najpierw zrzut mojego ekranu:

ScreenClip

Pierwszym elementem jest notatnik “!Inbox” – tam wpadają wszystkie rzeczy, którymi aktualnie nie chcę się zajmować, nawet myśleć o nich. Oznacza to “to, co muszę skatalogować podczas następnego zerknięcia do EN”. Ten notatnik jest ustawiony jako domyślny.

Druga pozycja to “stack” .Archiwum (w EN można grupować notatniki w stosy – ja to sobie wyobrażam jako kupkę zeszytów na biurku – na szczęście jest to struktura maksymalnie dwupoziomowa i użytkownikowi nie grozi zawrót głowy jak w przypadku OneNote). W tym miejscu przechowuję notatki, które nie są już aktualne, ale które chcę zachować (jak np. info o niektórych zakończonych zadaniach, lub o zadaniach z których zrezygnowałem). Do “Done”, też będącego częścią archiwum, przerzucam z list kontekstowych każdą pojedynczą wykonaną akcję. Przeglądam i kasuję je raz w tygodniu. Ostatnia pozycja archiwum to “tygodniki” – jest to mój własny dodatek do GTD, każda notatka z tego notatnika zawiera podsumowanie jednego tygodnia życia z najważniejszymi rzeczami, które udało się (bądź nie udało się) osiągnąć. Ot, taki pamiętnik. Na razie mam tam tylko jeden tydzień i nie wiem czy w ogóle takie coś mi się przyda, ale wydało mi się to fajnym pomysłem. Taka notatka powstaje podczas “weekly review“.

Trzeci element na liście to stosik “+.GTD“. Zawiera on notatnik “!Projekty” z wszystkimi moimi aktualnymi zaangażowaniami oraz listy kontekstowe z prostymi notatkami pełniącymi rolę przypomnień o next actions, ewentualnie z dodatkowymi informacjami koniecznymi do ich wykonania (np notatnik @Miasto może posiadać notatkę o tytule “zajechać do urzędu X” i zawartości informującej o adresie i godzinach otwarcia danego urzędu). Dwa dodatkowe notatniki w tym stosie to Allenowe listy “Someday/maybe” (bardzo odległe plany, marzenia…) oraz “Waiting for” (osobna notatka dla każdego zdarzenia na które czekam wraz z informacją “kto”, “co”, “do kiedy”, “co potem”…).

Teraz chwila na małe wytłumaczenie… Te wszystkie krzaczki przed nazwami notatników, plusiki, wykrzykniki, kropki – to nie jest żaden skomplikowany tajemny system nazewnictwa. Po prostu notatniki listowane są w porządku alfabetycznym i to jest mój sposób na wygodne dla mnie ich posortowanie z zachowaniem odpowiadających mi nazw.

Pod stosikiem dedykowanym dla GTD znajdują się już moje notatki w moim porządku.

Rozpoczyna je seria notatników dedykowanych dla “większych” aktualnych projektów (zaczynających się od ‘+’) z listy “!Projekty”. Jak widać po liczbie w nawiasie, aktualnie skupiam się głównie na ślubie:). W takich notatnikach trzymam związane z projektem dokumenty, ważniejszą korespondencję, historię rozmów/spotkań, postanowienia, decyzje oraz rozważania do takich a nie innych decyzji prowadzące.

A niżej – już moje normalne prywatne śmieciuchy. A to wszystko co związane z blogiem, a to spostrzeżenia odnośnie aktualnie rozgryzanej technicznej ciekawostki (właśnie mam na tapecie CQRS – więc w tym notatniku zapisuję sobie uwagi do obejrzanych prezentacji/przeczytanych artykułów, własne spostrzeżenia, wrażenia z prób implementacji itd). Generalnie – wszystko, bez jakiejś jasnej ściśle określonej struktury.

Zdaję sobie sprawę, że wykorzystuję tylko część możliwości EN. Na przykład prawie całkowicie zrezygnowałem z tagów, póki co redukując je do dwóch: “ad2011” i “ad2012” znakujących moje duże plany na ten i następny rok. Można rozszerzyć ich zastosowanie konstruując skomplikowane “Saved searches” na jakieś szczególne potrzeby, ale… no właśnie, kluczowym słowem jest “skomplikowanie”. Ja chcę mieć prosty system, i chyba właśnie taki udało mi się stworzyć.


Z chęcią poczytam komentarze odnośnie takiego podejścia do GTD. Co Waszym zdaniem można zmienić, ulepszyć? Gdzie mogą pojawić się problemy? Ja jestem na razie zadowolony… ciekawe jak to się sprawdzi na dłuższą metę w perspektywie miesięcy/lat. Jestem gotów to sprawdzić;).

Share.

About Author

Programista, trener, prelegent, pasjonat, blogger. Autor podcasta programistycznego: DevTalk.pl. Jeden z liderów Białostockiej Grupy .NET i współorganizator konferencji Programistok. Od 2008 Microsoft MVP w kategorii .NET. Więcej informacji znajdziesz na stronie O autorze. Napisz do mnie ze strony Kontakt. Dodatkowo: Twitter, Facebook, YouTube.

38 Comments

  1. całkiem fajny tekst. Ostatnio próbuje przenieść się z OneNote-a na EverNote-a ponieważ telefonowa wersja OneNote-a jest ciężka. Zobaczymy czy takie przejście edzie dobre. Życzę powodzenia w GTD :)

  2. Fajnie opisany EN – kiedyś go testowałem ale jakoś bez entuzjazmu. Dam mu teraz chyba drugą szansę.

    Jak w swoich zadaniach oznaczasz, że coś ma być wykonane konkretnego dnia? Tworzysz w jakiś sposób listę zadań "dzisiaj", czy codziennie sprawdzasz każdy katalog?

  3. @rek,
    U mnie nawet desktopowa wersja OneNote’a (testowałem przed evernote) generowała wybuchy dzikiej wściekłości.

  4. Łukasz,
    Codziennie sprawdzam wszystkie katalogi, ba, nawet kilkanaście-kilkadziesiąt razy dziennie. Ale zadanie które MUSZĄ być wykonane danego dnia w ogóle przerzucam z Evernote do kalendarza, w końcu kalendarz jest dokładnie po to:)

  5. Łukasz,
    To by było głupie:). I niestety muszę się przyznać, że taką właśnie głupotę popełniłem w RTM. Okazało się jednak, że sam fakt nadania zadaniom daty niewiele zmienia, kluczowy jest WIDOK kalendarza, aby być w stanie spojrzeć z szerszej perspektywy na to co MUSZĘ zrobić w danym terminie.

  6. też zaczynałem od RTM i skończyłem na Evernote + google calendar ;] i też zadecydował brak offline’owego klienta… po drodze był jeszcze OneNote, ale delikatnie mówiąc się nie sprawdził. Teraz wszystko mi się ładnie synchronizuje między stacjonarką (W7), lapkiem (Archlinux) i telefonem (WM), mogę dodawać nowe notatki i przeglądać stare bez dostępu do neta… jest pięknie ;)

    a co do klienta Evernote dla Linuksa- jest coś takiego jak nEvernote ;) nie jest może tak wypasiony, ale podstawowe funkcje ma ;]

  7. procent: a to ciekawe, bo u mnie desktopowa wersja sprawdza się bardzo dobrze, szczególnie w połączeniu ze zintegrowanym z systemtem operacyjnym wyszukiwaniem. To jest wielka moc.

    A oglądałeś nozbe? Jesli tak to jak wrażenia? To jest narzędzie strikte dedykowane pod GTD.

  8. @rek,
    OneNote po prostu odpadł z powodu:
    1) skomplikowania (ale to raczej wina moja niż narzędzia, bo po prostu nie potrafiłem tego ogarnąć)
    2) usability – przeciąganie notatek nie działało jak chciałem, nie mogłem wszystkiego zrobić klawiaturą itd..

  9. Jeżeli chodzi o RTM, to jest klient natywny: http://live.gnome.org/Tasque

    Jednak, do działania nadal potrzebuje połączenia internetowego.

    @%:

    Już chciałem zacząć narzekać, że EN nie ma wersji na Linuksa.. (no jak tak to w ogóle może być!), na szczęście jest nEvernote jak doniósł zeyomir.

  10. Trochę nie rozumiem idei oddzielnych notatników. Po co one w ogóle są?

    Do tej pory nie tworzyłem oddzielnego notatnika na Inbox np. a wszystko opierałem na tagach. Zaleta wydaje się taka, że można ustawić na notce więcej niż jeden tag. Minus jest taki, że dla każdej nowej notatki zaczynam z ustawieniem taga Inbox.

  11. xxjthxx,
    Tak jak napisałem – z tagów nie korzystam. Właśnie możliwość podpięcia więcej niż jednego taga do każdej notatki powodował u mnie wielkie zamieszanie – i w EN, i w RTM. O WIELE prościej korzysta mi się z tego systemu gdy wyobrażam sobie moje notatki jako żółte karteczki przylepione w odpowiednich miejscach – na komórce, na drzwiach garażu itd. A karteczki nie da się przypiąć w więcej niż 1 miejsce jednocześnie.
    Ale to pewnie kwestia osobistych preferencji. Ja się w tagach po prostu gubiłem.

  12. Ciekawe, ciekawe.
    Ja pół roku temu obiecałem sobie, że nie pozwolę googlom indeksować mojego kalendarza, ale w końcu się poddałem i zainstalowałem Google Calendar Sync. Dzięki temu mam w androidowej komórce to samo co w Outlooku i to natychmiast i bez klikania w cokolwiek. No trudno, najwyżej agent Tomek będzie miał na tacy moją aktywność..

    Do repozytorium GTD dopiero dojrzewam, ale po pierwszych przymiarkach zaczynam szukać dobrego notatnika papierowego (takiego smart), bo 1/3 czasu pracuję poza komputerem. Niestety nie mam pomysłu jak synchronizować papier z kompem…

  13. Nie wiem czy już w komentarzach padła propozycja ThinkingRock oraz Toodledo.

  14. Ja sam, właśnie jestem na etapie wyboru jakiegoś rozwiązania które mogłoby wspierać moje "notatkowanie".
    Wybierałem pomiędzy produktami takimi jak: TheDeadline, Todo.ly, Producteev, Springpad(wcześniej już używałem) no i Evernote.

    Przyznam że mnie osobiście (użytkownik telefonu z Androidem na pokładzie, kożystam także z GoogleCalendar, GoogleTask) brakuje w Evernote funkcji synchronizacji z kontem Google. Co jest możliwe np. w Springpad.

    Do Evernote przekonała mnie prostota użycia, i androidowa aplikacja.

    Tagi pozwalają na kategoryzowanie notatek wewnątrz notatników.

  15. @procent

    Trochę źle się wyraziłem w poprzednim komentarzu.

    Chciałem zapytać co daje korzystanie z notatnika (abstrahując już od GTD). Pierwszy raz to zauważyłem jak o tym napisałeś. Jak na razie nie za bardzo rozumiem co to daje w porównaniu z trzymaniem wszystkiego w jednym notatniku i tagowaniu, a podejrzewam, że twórcy nie stworzyli dwóch alternatywnych sposobów (tagi vs. notatniki) na katalogowanie danych bez powodu . Masz jakieś pomysły?

  16. xxjthxx,
    Dla mnie notatnik to pierwszy poziom grupowania notatek – i tagi tylko komplikują sprawę. Korzystając z samych notatników nie muszę tworzyć "saved searches", nie muszę zastanawiać się "jaki tag mam nadać danej notatce" – po prostu od razu widzę jakie notatniki mam stworzone i każda notatka naturalnie się w któryś wpasowuje.
    Ale tak jak napisałem – mam tagi "ad2011" i "ad2012" którymi oznaczam notatki z różnych notatników. W razie potrzeby stworzę sobie kolejne… ale dla mnie jednak notatnik jest bardziej naturalnym sposobem grupowania.

  17. Spróbowałem podejścia z Notatnikami i… jest znacznie wygodniejsze. Jak przenosiłem notki miedzy tagami to musialem odpinac stary (np. Inbox) i ustawiac nowy np. Projects. Z notatnikami wystarczy przeciągnąć…

  18. Aaa… wlaśnie widzę, że notatniki można ustawić jako synchronizowane i lokalne. Sam sobie odpowiedzialem na pytanie ;)

  19. Jedna rzecz wciąż nie dała mi się dobrze rozwiązać, a mianowicie: wysyłam do kogoś e-maila z prośbą o wykonanie czegoś i dobrze byłoby do folderu Oczekujące wrzucić jakiś ślad tego działania, żeby np. za kilka dni monitować o postęp.
    Można przerzucać maila z Wysłanych do Oczekujące… albo wysyłać z BCC do samego siebie. Macie na to jakiś pomysł?

  20. twk,
    Ja robię tak jak napisałeś – dodaję info o takim mailu do notatnika "Oczekujące", prawdopodobnie z adnotacją do kiedy spodziewam się odpowiedzi. Jeśli jest to bardzo ważne, to dodaję sobie również pozycję w kalendarzu przypominającą o tym, że do danego dnia powinienem uzyskać odpowiedź lub przypomnieć się w tej sprawie. Podczas weekly review przegląda się tą listę, i wtedy też można wysyłać maile upominające o odpowiedź.

  21. Tylko czemu mam ręcznie tworzyć nową notatkę, skoro już gdzieś w systemie informacja funkcjonuje (w folderze Wysłane dokładnie)? Kiedyś można było wysłać maila z prośbą o potwierdzenie odbioru, ale to już chyba jest domyślnie wycinane przez mailserwery.

    A czy Evernote jakoś integruje się z pocztą? Np. skanując jakiś folder IMAP, lub chociażby tworząc własną skrzynkę na którą możemy coś wysłać a to pojawi się w Evernote?

  22. twk,
    O żadnej takiej integracji nic mi nie wiadomo, ale też nie szukałem pod tym kątem. Może jest jakiś plugin albo narzędzi korzystające z API, nawet jeśli w standardzie tego nie ma? Nie wiem. Dla mnie akurat nie jest problemem dodanie nowej notatki, nie chciałbym całej swojej korespondencji trzymać w evernote bo zaciemniłoby mi to informacje które są ważne z perspektywy GTD.
    W Outlooku coś takiego można robić – konwertować maile na zadania – jeśli się tam zaimplementuje GTD. Ale Outlooka nie trawię więc nic praktycznego nie poradzę.

  23. zeyomir,
    Heh, faktycznie, nawet napisałem o tym w poście i nie skojarzyłem że dokładnie w ten sposób można osiągnąć to o to pytał twk:). Dzięki.

  24. @twk,
    w outlooku można użyć na przykład addin o nazwie ClearContext (www.clearcontext.com), który ma możliwość oznaczania maila, w taki sposób by po wysłaniu tworzyło się zadanie z kategorią np. @Waiting For.

    Bez dodatku niektórzy implementują to regułami. Jeśli w mailu jest jakiś specyficzny ciąg znaków, np {w} to dodawaj do tego zadanie.
    Można też jak napisał zeyomir – wysyłać bcc maila na system, który tworzy Ci zadania w Twoim GTD

  25. Artur, dzięki, ale gmaila używam tylko dlatego, że musiałem założyć konto aktywując telefon i czasem muszę coś wysłać z niefirmowego adresu. Nie trawię UI gmaila i wszystko i tak ściągam do Outlooka.

    Jako notatnika chciałem użyć OneNote – bardzo mi pasuje jego obsługa i integracja z Outlookiem właśnie, ale niestety klient na androida jest tak ubogi, że to nawet nie godzi się pisać.
    Eksperymentuję z OneNote, jest ciekawe, ale wciąż jakoś mało intuicyjne dla mnie, szczególnie na smartfonie. Na dodatek coś kaszani z polskimi literami na mojej Defy :(

  26. errata: powyżej miałem napisać "Eksperymentuję z Evernote […]

  27. @twk,
    wrzuć comment za parę dni czy podzielasz entuzjazm % do Evernote

  28. Artur,
    U mnie do "entuzjazmu" w stosunku do Evernote trochę brakuje, bo jak pisałem, jest trochę "toporne". Ale z drugiej strony – jest wystarczająco dobre i nie muszę marnować więcej czasu na szukanie innych narzędzi.

  29. Ja zaczynam się przekonywać, głównie dlatego że Evernote jest proste (nie wymaga zbędnego myślenia co i gdzie) oraz że synchronizacja działa bezbłędnie!
    Do tego notatnik papierowy i jest git (nie wiem czy dorosłem już do notatnika który oferuje munny).

    Zauważyłem jedną rzecz (ktoś, ale nie pamiętam kto o niej wspominał), że kiedy segregatory i teczki są ładnie opisane (mam drukarenkę Dymo), notatnik jest atrakcyjny, na biurku po raz pierwszy od ostatniego malowania jest porządek i mamy poczucie kontroli nad sprawami wiedząc co gdzie ma trafić, to ta suma estetyki i funkcjonalności sprawia duże zadowolenie. Nie oszczędzajcie na wyposażeniu, niech jest funkcjonalne ale i ładne! Ładny notes daje więcej argumentów żeby go ze sobą zabierać niż brzydki!

  30. Marcin,
    Aktualnie nie za bardzo mam co usprawniać – wakacje, luz, blues itd:). Pewnie w sierpniu-wrześniu będę miał okazję na serio wykorzystać GTD i wtedy prawdopodobnie jeszcze raz coś więcej napiszę.

  31. Kurcze, to działa!
    Na biurku zrobiło się czyściutko, Skrzynka odbiorcza w Outlooku pusta, wartościowe notatki, określone cele, wokół jakoś tak przejrzyściej, wiele zaległych spraw załatwionych, głowa lżejsza, poczucie kontroli…
    Zostały niestety dwie rzeczy:
    * rozgrzebany projekt – wdrażanie GTD było niezłą wymówką, ale i tak bilans jest dodatni :)
    * nie wiem jak uporać się z hardwarem zalegającym po kątach: a to jakieś głośniki, myszki, stary komp, kable, dyski jakieś; chyba przytargam jakiś wielki kosz i zrobię BIG’NBOX

    Zaczynam odczuwać potrzebę posiadania dobrego notatnika z indeksami. Od dłuższego czasu szukam ładnego na wpinanie kartek (jak do segregatora) A5, ale nie mogę znaleźć. A szkolne modele segregatorów z Hanna Montana odpadają i twarde i kanciate. Ktokolwiek widział/ktokolwiek wie…

  32. ja używam mega prosty GeeTeeDee i jest bardzo wygodne, zwłaszcza po przeniesieniu do Dropboxa, mam offline i synchronizacje. Evernote tez jest fajne.

Newsletter devstyle!
Dołącz do 2000 programistów!
  Zero spamu. Tylko ciekawe treści.
Dzięki za zaufanie!
Do przeczytania wkrótce!
Niech DEV będzie z Tobą!