GTD moimi oczami

25

Tak jak napisałem w poprzednim poście – zainteresowałem się Getting Things Done i próbuję wcielić to w życie. Nie będę streszczał tutaj książki (polecam wydanie oryginalne vs PL), skupię się raczej na wnioskach jakie zostały mi w głowie. O ile cały opis idei GTD to ponad 300 drukowanych stron – ja postaram się zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Przyznaję, że większość z nich może się wydać  banalna, ale… ku swemu zdziwieniu odkryłem, że niektóre rzeczy trzeba sobie najpierw brutalnie UŚWIADOMIĆ, żeby zacząć je stosować. Po kolei…

Myśl i planuj

To chyba zdziwiło mnie najbardziej – dlaczego świadomie planuję tylko najważniejsze rzeczy w swoim życiu, a reszta jakoś dzieje się… sama? Z doświadczenia zawodowego powinienem przecież wiedzieć, że WSZYSTKO trzeba najpierw zaplanować, a dopiero potem robić. Rzucenie się w wir kodowania nigdy nie kończy się dobrze. Dlaczego zatem z rzuceniem się w wir codziennych czynności miałoby być inaczej?

Każda pierdoła i tak zajmuje cykle mojego wewnętrznego procesora, dlaczego więc nie mam sam zdecydować o tym KIEDY to się dzieje? Nie tylko organizacja ślubu i wesela składa się z pewnego zbioru następujących po sobie czynności. To samo tyczy się kupienia nowego telefonu (dowiedz się kiedy kończy się aktualna umowa u operatora -> określ swoje wymagania względem nowego telefonu -> znajdź telefon idealny -> rozpoznaj telefony dostępne w ofercie operatora -> zdecyduj czy bierzesz któryś z nich czy kupujesz na własną rękę…). To samo tyczy się odnowienia polisy OC (zadzwoń do dotychczasowego agenta z pytaniem o cenę -> rozpoznaj konkurencyjne oferty -> zdecyduj się na jedną z dostępnych ofert -> zamów -> opłać -> ewentualnie wypowiedz dotychczasową umowę…). To samo tyczy się PRAWIE WSZYSTKIEGO.

Takie pojedyncze czynności są zwykle banalne i łatwe do wykonania i podświadomie zdajemy sobie z tego sprawę. Ale gdy myśli się o nich jako o całej grupie zadań do wykonania jednocześnie – sprawy się komplikują. Postanowiłem sobie, że już nic nie będzie dla mnie takie skomplikowane, a wszystko co mam do załatwienia rozbiję na czynniki pierwsze, tak jak rozbijam każdy feature dodawany do systemu podczas pracy. I, wierzcie lub nie, tak jest… po prostu lepiej i łatwiej.

Myślenie bez notowania jest marnowaniem czasu

Planując kodowanie stoję zwykle przy flipcharcie i rysuję poszczególne komponenty oraz relacje między nimi. Bez tego, trzymając diagramy i wykresy w głowie, nic by mi z myślenia nie przyszło, bo nigdzie bym nie uchwycił jego efektów. To samo jest z myśleniem o innych rzeczach. Po co tracić czas na zastanawianie się nad (że powtórzę przykład) wyborem telefonu, skoro następnym razem będę myślał dokładnie tym samym torem, o tych samych rzeczach? Nawet jeśli postanowię “chcę Androida z fizyczną klawiaturą QWERTY“, ale sobie nigdzie nie zapiszę ani tego postanowienia, ani argumentów za nim przemawiających, to w przyszłości  będę pamiętał “ok, chciałem Androida z QWERTY, ale czemu skoro przecież jest Swype?“. Mając notatki – zerknę w nie i będę wiedział dlaczego podjąłem taką a nie inną decyzję, dlaczego Swype to za mało. I spokojnie skupię się na kolejnych aspektach, na które muszę zwrócić uwagę, sukcesywnie uzupełniając notatki.

Dokładnie to samo tyczy się wszelkich innych przemyśleń. Głowa nie jest odpowiednim miejscem na ich przechowywanie, bo dobranie się do nich za każdym razem będzie wymagało pewnego procesu myślowego i pobieżne przypominanie sobie wszystkich poprzednich wniosków.

Zewnętrzne notatki załatwiają sprawę. Póki co przychodzi mi to jeszcze z trudem, ale pozytywne efekty już zauważam. Bo nie tylko muszę każdą “sesję myśli” zakończyć kreatywnym, dającym się zapisać wnioskiem, ale też mam do tych wniosków natychmiastowy dostęp.

Kalendarz to za mało

Ostatnio podałem kilka przykładów, w których kalendarz zawiódł. Po co mam deklarować wykonanie jakiejś czynności na konkretny dzień, skoro powinna ona zostać wykonana KIEDYKOLWIEK? Po co grupować czynności po DACIE, jeśli data wcale nie gra większej roli? Zadania powinno się grupować według ich wymagań względem otoczenia. Jedne wymagają telefonu, inne wymagają komputera, a jeszcze inne samochodu. Jedne wykonam w domu, inne w mieście, a jeszcze inne w sklepie. Mieszanie ich i przypisywanie do konkretnego dnia wydaje mi się teraz absurdalne… a przecież dokładnie to robiłem przez lata.

Kilka dni temu wyczyściłem kalendarz ze wszystkiego, co faktycznie NIE MUSI być wykonane danego dnia. Wygląda o wiele przyjemniej. Będę tam dodawał tylko to, czego wykonanie kiedy indziej jest zwyczajnie niemożliwe. Reszta powędruje w inne miejsca.

Świadome postępowanie zamiast płynięcia z nurtem

Nie lubię bezwiednego “płynięcia z nurtem życia” (jak to filozoficznie zabrzmiało:) ). Wolę w kontrolowany sposób zawsze być świadomym że to, co aktualnie robię, jest tym, co chcę i powinienem robić. Nawet jeśli będzie to leżenie do góry brzuchem i sączenie browara. Marnować czas też lubię świadomie, z wyboru, a nie “bo tak się akurat zdarzyło”.

Po rozplanowaniu i przemyśleniu wszystkich aktywności, w jakie jestem zaangażowany, dużo łatwiej jest mi zdecydować co mam aktualnie robić. Nawet jak “będę robił nic“, to w każdej chwili wiem, czego NIE robię. I o tym nierobieniu decyduję akceptując jego konsekwencje, bez obaw, że może jednak coś mi umknęło. Co równie ważne – w każdej chwili wiem również, do czego dana akcja ma mnie prowadzić i do jakiego celu mnie przybliża.

Głowa bez śmieci

Kalendarz służył mi jako narzędzie przechowujące większość zadań dających się wyrzucić z głowy. Ale narzędzie na tyle specyficzne, że nie jestem w stanie umieścić tam WSZYSTKIEGO co mi się między uszami kołacze. Posiłkowałem się więc dodatkowymi środkami. Listę pomysłów z postami trzymałem w specjalnym XMLu gdzieś na dysku, listę czynności do wykonania przed formatem dysku C:\ – w pliku tekstowym gdzieś indziej. Niektóre mniej ważne notatki – czasami w archiwum GMaila… ale i tak cała masa informacji znajdowała się jedynie w mojej głowie. Płyty, które chcę kupić. Książki, które chcę przeczytać. Podróż, w którą może uda się pojechać na przyszłe wakacje. To, że jutro będę musiał poodkurzać. To, że dziś muszę wyczyścić kocią kuwetę. To, że kiedyś chciałbym mieć Mazdę RX8. To, że warto spróbować pochodzić w wakacje na basen, bo może będzie mniejszy tłok niż w roku szkolnym. Widzicie ogromny rozrzut kalibra tych informacji? Część sensowna, część nie, część potrzebna, część zupełnie zbędna. Ale gnieździły mi się one pod kopułą wszystkie jednocześnie, co i raz wyskakując na powierzchnię.

Teraz już aż tak nie jest. Wyciągnąłem z głowy WSZYSTKO (o tym w następnej notce). I zapisałem w zaufanym, replikowanym, backupowanym, dostępnym zewsząd miejscu. Co prawda nie osiągnąłem jeszcze stanu “czystości umysłu” (jakkolwiek idiotycznie i… sekciarsko by to nie zabrzmiało), ale o wiele łatwiej jest mi pozbyć się z głowy niepotrzebnych w danej chwili przeszkadzaczy. Wystarczy przypomnienie sobie “mam cię, myślo, zapisaną i wrócę do ciebie, gdy będzie taka potrzeba, więc WON MI TERAZ Z GŁOWY!“, aby wrócić do kontekstu przez tą natrętną myśl przerwanego. A spodziewam się, że z czasem będzie jeszcze lepiej.

Marnowanie czasu na odkładanie większości rzeczy jest nieopłacalne

Niejednokrotnie łapałem się na tym, że dobre kilka minut zajęło mi postanowienie, czy mam na danego maila odpisać od razu, czy może poczekać. Czy jakiś telefon wykonać już teraz, czy niekoniecznie. A jeśli niekoniecznie – to na który dzień wpisać go sobie do kalendarza? To samo tyczyło się bardzo wielu różnych rzeczy, nie tylko maili i telefonów.

W ten sposób wiele cennych godzin życia musiało mi przepłynąć przez palce. Złota zasada: “jeżeli czynność zajmie mniej niż dwie minuty, bez zastanowienia wykonaj ją od razu” jest tak genialna, jak prosta. Dzięki temu czas marnowany na myślenie “co z tym zrobić?” jest wykorzystywany na faktycznie ROBIENIE tego, i popychanie naszego małego świata do przodu.

Nie ma co się tutaj rozpisywać – wprowadzenie nawet tej jednej małej reguły, tego banalnego nawyku, może powodować zauważalny wzrost produktywności i efektywności.


Tak sobie teraz powyższe paragrafy czytam, godzinkę po ich napisaniu, i dochodzę do wniosku, że są… infantylne? Naiwne? Głupie? Proste? Nie wiem. Wydaje mi się w każdym razie, że gdybym gdzieś takie treści przeczytał z… rok temu, to pewnie bym pomyślał “doh! oczywista oczywistość, koleś, napisz lepiej coś ciekawego!“. Albo sparafrazował nazwę Getting Things Done na Go Fuck Yourself, jak to elokwentnie uczynił ziom JJ :) .

Mimo wszystko decyduję się jednak na publikację tego posta. Bo może gdybym gdzieś takie treści przeczytał z… rok temu, to zadałbym sobie pytanie “skoro to są rzeczy tak oczywiste to dlaczego ich nie stosuję? zobaczmy co z tego wyjdzie!“. Cały proces adaptacji i wdrażania GTD miałbym już za sobą dawno temu. I teraz byłoby lepiej niż jest. Chociaż… “bunkrów nie ma, ale i tak jest zajebiście” :).

P.S. Nie twierdziłem, nie twierdzę i prawdopodobnie nie będę twierdził, że GTD jest “najlepsiejsze”. Z ciekawości zainteresowałem się kiedyś “7 nawykami skutecznego działania” Coveya, jednak wtedy byłem na etapie “nie będzie mi jakiś zagrabaniczny ziomek mówił jak mam żyć“. Być może w przyszłości do jego obserwacji wrócę. Gutek z kolei, widząc moje zainteresowanie GTD, podesłał linka do ZTD (Zen To Done), ale nie miałem jeszcze okazji się temu przyjrzeć.

Jeśli w podobnie negatywny, jak kiedyś ja, sposób podchodzicie do kwestii takich “cudnych xionrzek”, radzę z ciekawości poważniej zerknąć w tym kierunku. Mnie zachęcił do tego warsztat Marcina Kwiecińskiego z firmy ISC Productivity Consulting. Może kogoś zachęcę ja?:)

Share.

About Author

Programista, trener, prelegent, pasjonat, blogger. Autor podcasta programistycznego: DevTalk.pl. Jeden z liderów Białostockiej Grupy .NET i współorganizator konferencji Programistok. Od 2008 Microsoft MVP w kategorii .NET. Więcej informacji znajdziesz na stronie O autorze. Napisz do mnie ze strony Kontakt. Dodatkowo: Twitter, Facebook, YouTube.

25 Comments

  1. "…i dochodzę do wniosku, że są… infantylne? Naiwne? Głupie? Proste?"
    "Wyciągnąłem z głowy WSZYSTKO (o tym w następnej notce)"
    Nie przestawaj. Dawaj kolejny wpis. Robilem juz 10(nieudanych) podejsc do GTD i moze wreszcie, bazujac na Twoich szczegolowo opisanych doswiadczeniach, mi sie uda.

  2. Widzę, że szkolenie było chyba fajnym katalizatorem dla Ciebie (z czego się cieszę). I z wielką chęcią przeczytam dalsze części Twojej "walki" z czasem i życiem :)

    Ja taką próbę podjąłem jakiś czas temu ( http://ewangelista.it/archive/2010/02/09/zamkni-cie-bloga-vs-zarz-dzanie-czasem.aspx ). I nawet wprowadziłem w życie pierwszy dobry nawyk czyli gromadzenie informacji ( http://ewangelista.it/archive/2010/02/23/ztd-01-spr-bowa-em-yj-jest-dobrze.aspx ). Udało mi się wprowadzić też drugi dobry nawyk, czyli przetwarzanie informacji (widzę, że tego nie opisałem na blogu). I jak pewnie pamiętasz z naszej rozmowy/szkolenia – na tym etapie utknąłem.

    Ale naprawdę to co u mnie świetnie zadziałało – to że teraz krótkie i szybkie zadania robię od razu (zasada 2 minut). Dzięki temu udaje mi się całkiem sporą część rzeczy załatwić od ręki. Czasami tylko "klienci" (osoby, którym odpowiadam na maile) widzą pewien dysonans – jak raz odpowiadam im tuż po wysłaniu maila, a czasem na odpowiedź czekają np. 3 dni lub tydzień.

    Bardzo dobrze na mnie działało też gromadzenie informacji (zapisywałem praktycznie wszystko). Minus się trochę zrobił jak nie przeszdłem do kolejnego etapu związanego z przetwarzaniem tych rzeczy (bo utknąłem na początku).

    No i ja też generalnie polecam opcji ZTD, bo faktycznie tam dla mnie świetnie była sprawa postawiona. Jest ileś nawyków, które dobrze by było mieć… Ale nauczenie się/zrobienie wszystkiego na raz jest czymś co przerośnie największego twardziela i zapaleńca. Więc rozbijmy nawyki na kilka różnych elementów i każdy z nich wprowadzajmy bez presji czasu (np. załóżmy sobię, że przez 2 tygodnie będziemy się uczyć nawyku gromadzenia informacji). Więcej napisałem o tym na blogu we wspomnianych postach.

    Powodzenia z ułożeniem sobie odpowiednio pracy życzę! I wytrwałości!

    PS. I ja dołączę się do tego, że polecę szkolenia Marcina z ISCPC.

  3. _ernie,
    Spoko, mam jeszcze 2 wpisy na ten temat.
    Inwestycja czasu w GTD z mojej strony była bardzo spora, ale czy to się opłaci… to będzie wiadomo pewnie dopiero za kilka miesięcy.

  4. Mariusz,
    Tak jest, zmotywowało mnie nieźle, a czas na eksperymenty akurat miałem. Wdrożenie wszystkiego naraz faktycznie może być… overkill. Staram się jakoś sensownie do tego podejść.
    A samo notowanie jest dla mnie nie tylko sposobem na przechowanie myśli na przyszłość, ale też kopie umysł motywując do większego wysiłku. Jedna rzecz wymyślona -> zapisana -> nie trzeba do niej w głowie wracać -> kolejne myśli przychodzą same. Nawet jeśli do tych notatek nie wrócę, to o wiele więcej potrafię tak z siebie wydusić niż tylko sucho dumając bez zapisywania.

  5. @_ernie,
    Jeśli z GTD było Ci ciężko – to naprawdę zachęcam do rzucenia okiem na ZTD (i oczywiście posty Maćka). Jest tam sporo rozsądnego podejścia i właśnie tego, żeby do wszystkiego przyzwyczaić się stopniowo, a nie ze wszystkim na raz.

  6. Też próbowałem kilka razy wprowadzić GTD, ale się nie udało – jak dla mnie za dużo "formalności", zapisywania i uczenia się na początek. Podobne odczucia miałem co do ZTD. Trafiłem ostatnio na opis techniki Pomodoro i stwierdzam, że to jest to! Notowania jest minimum, bardziej trzeba się skupić na działaniu niż gromadzeniu/przetwarzaniu informacji i jak dla mnie to najlepsze podejście. Jak na razie dopiero zaczynam, ale już widzę całkiem niezłe efekty (przede wszystkim brak poczucia winy, że czegoś nie zrobiłem, bo mi się nie chciało, albo zapomniałem). Pomodoro motywuje mnie do działania i szczerze polecam wszystkim, a szczególnie tym "nieogarniętym" i wiecznie zabieganym :)

  7. Dodam jeszcze, że to, co mnie najbardziej urzekło w Pomodoro, to to, że efekty widać natychmiast, już w pierwszym dniu stosowania, a nie jak w przypadku G/ZTD po dłuższym czasie. Cierpię na syndrom zwany słomianym zapałem i o ile zawsze na początku podjarałem się, że implementuję sobie w życiu jedno z xTD, to zanim zauważyłem realne efekty cały entuzjazm opadał. Niewykluczam, że i w przypadku Pomodoro tak będzie, że po czasie mi się po prostu znudzi, ale póki co korzystam i nie narzekam ;)

  8. uolot,
    Na szkoleniu pytałem trenera o Pomodoro i dowiedziałem się że to dwie różne metody celujące w dwa różne problemy – GTD próbuje objąć cały proces zajmowania się czymś, od myśli do zakończonego zadania, a Pomodoro skupia się na ostatnim etapie – działanie. Ale osobiście się tym nie interesowałem, więc się pod niczym powyższym nie podpisuję, popraw proszę jeśli tak nie jest:)

  9. Dokładnie, tak jak wspomniałem – Pomodoro redukuje to, co mnie drażniło w GTD, czyli cała otoczka organizacyjna wokół działania. Poświęcasz mu chwilę rano i chwilę wieczorem, a reszta przychodzi sama :)

    A tu taki cytat z eBooka, który mi się spodobał:
    [quote]People who have the habit of procrastinating say that they benefit from the fact that the Pomodoro enables them to concentrate and achieve little things (activities that take 5-7 Pomodoros worth of effort, at the most), without having to worry about every thing. One Pomodoro at a time, one activity at a time, one objective at a time.[/quote]

  10. uolot,
    W GTD podoba mi się właśnie szersze spojrzenie na całe życie, a nie tylko na to co muszę zrobić w danej chwili. Przystanąć i zastanowić się "po co". Nie jest tak, że w Pomodoro leci się ze wszystkim na żywioł, bez zbytniego oglądania się na konsekwencje i refleksji "gdzie będę za tydzień/miesiąc/5lat"?

  11. @procent – w Pomodoro też ogarniasz całość – robisz globalną listę TODO (activities cheet) i codziennie przepisujesz na TODO danego dnia. Chodzi o to, że w danej chwili (w trakcie jednego pomodoro) zajmujesz się tylko i wyłącznie jedną rzeczą. Jeżeli pojawia się coś pilnego, oznaczasz i zapisujesz w wierszach "Urgent and unplanned" na dany dzień – jest bardzo mało czynności, których nie można byłoby wykonać za chwilę, a jak masz już zapisane, to wiesz, że to zrobisz. Małe rzeczy grupuje się w jedno pomodoro, a duże rozbija na kilka mniejszych. Nie tracisz obrazu całości, zyskując skupianie się na atomowych zadaniach. Jak dla mnie po prostu GTD to zbyt duży overkill :)
    Ale fakt, Pomodoro nie służy do ogarniania całego życia i wręcz zalecane jest nie stosowanie go do niczego poza sprawami zawodowymi, ale ja np. zacząłem je używać i do rzeczy związanych z obowiązkami domowymi, zaległymi rzeczami do przeczytania czy np. zmotywowania się do biegania. O rezultatach póki co się nie wypowiem, bo za krótko używam tej metody ;)

  12. hmm, ciekawe bardzo, że od paru dni również badam te rejony i również testuję Pomodoro :) Zbieg okoliczności?? A może jesteśmy w podobnym wieku i… coś zaczęło szwankować? Albo raczej skończyliśmy z bardzo intensywnym trybem życia, mózg się również wyluzował… i coś nie trybi tak jak kiedyś? Albo minęło kilka(naście) lat odkąd nie oglądamy głupiej TV, mózg się oczyścił i zaczęliśmy szukać jakichś reguł działania. A może po prostu przybyło obowiązków, których nie można zawalić, które nie mają drugiego terminu, i zrozumieliśmy, że konsekwencje są już na tyle poważne, że nie warto ryzykować?

    Z przyjemnością śledzę temat. A plakietkę za hmm… inność dałby za to: "Listę pomysłów z postami trzymałem w specjalnym XMLu " – pękałem ze śmiechu.

  13. @twk – oj tam oj tam, to chyba tylko kwestia wieku i poczucie, że w końcu trzeba się ogarnąć i zacząć wykonywać swoje obowiązki zamiast ciągłego ich odkładania :P a TV ssie, to fakt :)

  14. twk,
    U mnie była to chyba kwestia tego, że za dużo chcę zrobić naraz i ciągłe – nie do końca świadome i kontrolowane – odkładanie rzeczy "na później" zaczęło mnie bardzo irytować.

  15. Maćku, dzieki za miłe słowa. Cieszę się że warsztat zmotywował Cię do dalszych poszukiwań i eksperymentów.
    Taki był dokładnie cel (inspire.share.change :) )

    Dawno temu, jeden z moich trenerów produktywności powiedział mi znamienne słowa, których trzymam się do dziś: na rynku jest mnóstwo metodyk wspierających zarządzanie sobą w czasie. Ważne być wybrał jedną i zaczął ją STOSOWAC na co dzien.
    Każda z metod trafia do innych rodzajów osobowości, każda ma coś unikalnego, ciekawego, specficznego. Niestety każda (nawet Pomodoro) wymaga pewnej systematyczności i ciągłego doskonalenia (to trochę jak z nauką jezyka). Na koniec dnia najwazniejsze jest ile tematów domknęliśmy, a nie jaką metodykę używamy :)

    Jeśli mogę jakoś pomóc w implementacji GTD lub ogólnie, zwiększaniu produktywności – dajcie znać!

    PS> W ramach relaksu zaprszam do zajrzenia tutaj: http://freelanceswitch.com/freelance-freedom/freelance-freedom-213-getting-things-done/ :)
    Zabawne i trafiające w sedno :)

  16. Marcin,
    No właśnie przez chwilę wpadłem w taką narzędziową dziurę jak w podlinkowanym komiksie, ale na początek jest to chyba nieuniknione. Jeśli mam czegoś używać na co dzień to musi to być dla mnie wygodne. Wydaje mi się że teraz już tak jest i – nawet widząc w komentarzach linki do różnych narzędzi – nie planuję dalszych poszukiwań.

  17. @Marcin, procent, Galaktyczny_Joe… i w tym komiksie, w jednym zdaniu podsumowane jest GTD wraz z informacją, że to samo, ale ‘działając’ osiąga się korzystając z Zen to Done ;)

  18. Ja osobiście na trochę przestałem "ostrzyć piłę", ale patrząc na ten cały las jaki mi jeszcze został "do zrobienia" odkurzam książkę Allena (choć podobnie jak kilka osób tutaj – ta cała logistyka, trochę przeraża na początku :)

  19. Ja też polecę Pomodoro i nie widzę przeszkód do połączenia z GTD lub ZTD, zacząłem od GTD, ale rzeczywiście po paru czyszczeniach inboxu raz mi uciekło, potem znowu i najgorzej było wytrwać, na wakacjach w zeszłym roku przeczytałem o Pomodoro i od razu wsiąknąłem, kupiłem nawet minutnik do jajek :)
    Teraz zapisuje wszystko do zrobienia a jak przychodzi do działania przerabiam listę akcji na rozpiskę pomodoro i widzę każdego dnia jak bardzo produktywny mogę być.
    Należy tylko pamiętać, żeby nie planować całego dnia i żeby pamiętać o równowadze z odpoczynkiem, nikt nie jest maszyną i nie jest w stanie dzień w dzień realizować zadań po kilkanaście godzin, dobrą książką może też być 168 godziny tydzień Hogana, gdzie jest fajna technika odwróconego kalendarza do planowania czasu.

  20. Dokładnie, dzięki GTD uporządkowałem otoczenie i procedury, a Pomodoro używam do prostego porannego planowania i pilnowania samego siebie, żeby się nie obijać. Fajne jest później przeglądanie ile i czego udało mi się dokonać. Mam minutnik na telefonie z andkiem (Pomodoro widget), który świetnie spełnia swoją rolę, mimo że jest trochę toporny.